روز جهانی اسناد الکترونیکی

 

 

امروزه گسترش منابع وبی و اتوماسیون‌های اداری، حرکت به سوی دولت الکترونیک و توسعه  خدمات رقمی موجب گسترش اسناد الکترونیکی شده‌است. اسناد الکترونیکی شامل اسنادی است که به روش رایانه‌ای تولید، منتقل و نگهداری شده‌ و دارای ذات رقمی بوده یا رقمی‌سازی شده‌اند.. معمولاً کاربران سازمانها، اسناد الکترونیکی را در خلال کارهای روزانه تولید و ذخیره کرده، بهکار بسته و مدیریت میکنند. متداول‌ترین نوع اسناد الکترونیکی، پرونده‌هایی است که در محیط‌های واژه‌‍پرداز، صفحه گسترده، نمایش چندرسانه‌ای، پست الکترونیکی، وبگاه و تراکنش بر خط تولید شده‌اند. به هر تقدیر، اسناد الکترونیکی را از روش‌های گوناگون در نظام‌هایی چون پایگاهداده‌ها، سامانه اطلاعات کاری، مجموعه‌های مشترک و سخت افزاری در سازمان‌ها می‌توان یافت.

ایجاد اسناد الکترونیکی با توسعه صنعت رایانه در جهان آغاز شده است و تا کنون ادامه دارد. همانطور که شکل ابزارهای الکترونیکی توسعه یافته است، قابل پیش بینی است که در آینده نزدیک این صنعت با دگرگونی قابل توجهی مواجه شده و شکل اسناد الکترونیکی نیز تغییر کند.

درجهت افزایش آگاهی عمومی همه مردم در جهان، روز 8 اکتبر توسط انجمن آرشیویست های امریکا، به نام روز جهانی اسناد الکترونیکی نامگذاری شده است. هدف از گرامیداشت این روز، علاوه بر افزایش آگاهی عمومی، ترغیب مردم در جهت اهدای اسناد الکترونیکی، اهمیت آرشیوهای اسناد الکترونیکی برای سازمان ها، آشنایی با خطرات و مخاطرات پیش رو، دسترس پذیری اطلاعات، ایجاد آرشیو پویای دیجیتال و توسعه صنعت آرشیو دیجیتال در جهان بوده است.

امسال نیز انجمن آرشیویست‌های آمریکا، شعار این روز را، نقش اسناد الکترونیکی در جهان در جهت افزایش آگاهی دولت‌ها" قرار داده است.

دانشگاه الزهرا نیز در جهت ایجاد آرشیو دیجیتال خود، درحال اجرای پروژه پرونده الکترونیکی دانشجویان و دانش آموختگان در آرشیو معاونت آموزشی دانشگاه است. امید است با  افزایش شناخت و آگاهی همگان از این ماده آرشیوی، بر حفظ و صیانت از آن، همت مضاعف به کار بسته شود.